1. Redacte, digite y presente las respuestas de los documentos radicados en correspondencia recibida – tres cartas con su respectivo sobre, para ser despachadas.
2. Redacte dos circulares internas y dos memorandos para ser despachados
El taller fue enviado al correo misena de la profesora Gloria Bernal
miércoles, 25 de junio de 2008
lunes, 9 de junio de 2008
TALLER N° 3 DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Investigue sobre la teoría propuesta para el Despacho de Documentos. Indague diferentes autores y textos. Elabore un escrito con la secuencia teórica sobre el Despacho de Documentos.
TEORIA PROPUESTA PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS.
TEORÍA GENERAL DE LA CORRESPONDENCIA
Los primeros tiempos. La palabra escrita es un medio de relación entre los hombres. Desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas. Primero, las expresiones afectivas del hombre se manifiestan por elementales movimientos (mímica) y simples sonidos que demostraban expresiones de alegría, dolor, hambre, etc. Luego posiblemente aparecieron las primeras lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las magníficas voces de las lenguas romances (español, italiano, francés, rumano, etc.) De esta manera la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada, fue una necesidad innata al desarrollo del hombre en las primeras formas sociales (rebaño, clan, matriarcado, tribu, etc.
Más tarde el proceso evolutivo que siguió a todas las comunidades antiguas, la separación entre las personas se hizo necesaria. La guerra y el comercio hicieron indispensable crear medios para mantener conexiones o contactos entre los seres que se alejaban y los que permanecían en una comunidad determinada, como también entre las representaciones administrativas y militares que se instalaban en los territorios conquistados. En estos procesos históricos donde podemos localizar la creación de la palabra escrita, que da origen a la correspondencia.
Primeras formas escritas. Las primeras manifestaciones de los documentos antiguos se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en cavernas milenarias y en rudimentarias tablas de piedra y arcilla. Después fueron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera, en las que por medio de punzones, llamados también estilos o estiletes, se grababan las palabras. Luego los egipcios utilizaron el papiro, obtenido del tallo de un plante del mismo nombre. En Pérgamo, ciudad de Asia Menor, se inventó un procedimiento especial para limpiar y pulir debidamente la piel de las reses, creándose el pergamino. En el siglo I.E., los árabes llevaron a Europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera efervescencia intelectual.
Los tiempos antiguos, también ofrecían gran deficiencia, en lo que se refiere a los medios de comunicación. Actualmente con gran rapidez y seguridad, los transportes transoceánicos, los aviones que desarrollaron velocidades fantásticas, los helicópteros que descienden en terrenos más escarpados y difíciles, llevan hasta los más recónditos lugares de la tierra los mensajes escritos del hombre, forjando el mundo en una sola idea y llevando consigo la fuerza civilizadora y vital de las nuevas concepciones e inquietudes humanas.
La comunicación escrita entre personas que se encuentra en lugares diversos se llama correspondencia. Podemos agregar que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a los diversos estilos o formas de redactar.
TEORIA PROPUESTA PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS.
TEORÍA GENERAL DE LA CORRESPONDENCIA
Los primeros tiempos. La palabra escrita es un medio de relación entre los hombres. Desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas. Primero, las expresiones afectivas del hombre se manifiestan por elementales movimientos (mímica) y simples sonidos que demostraban expresiones de alegría, dolor, hambre, etc. Luego posiblemente aparecieron las primeras lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las magníficas voces de las lenguas romances (español, italiano, francés, rumano, etc.) De esta manera la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada, fue una necesidad innata al desarrollo del hombre en las primeras formas sociales (rebaño, clan, matriarcado, tribu, etc.
Más tarde el proceso evolutivo que siguió a todas las comunidades antiguas, la separación entre las personas se hizo necesaria. La guerra y el comercio hicieron indispensable crear medios para mantener conexiones o contactos entre los seres que se alejaban y los que permanecían en una comunidad determinada, como también entre las representaciones administrativas y militares que se instalaban en los territorios conquistados. En estos procesos históricos donde podemos localizar la creación de la palabra escrita, que da origen a la correspondencia.
Primeras formas escritas. Las primeras manifestaciones de los documentos antiguos se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en cavernas milenarias y en rudimentarias tablas de piedra y arcilla. Después fueron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera, en las que por medio de punzones, llamados también estilos o estiletes, se grababan las palabras. Luego los egipcios utilizaron el papiro, obtenido del tallo de un plante del mismo nombre. En Pérgamo, ciudad de Asia Menor, se inventó un procedimiento especial para limpiar y pulir debidamente la piel de las reses, creándose el pergamino. En el siglo I.E., los árabes llevaron a Europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera efervescencia intelectual.
Los tiempos antiguos, también ofrecían gran deficiencia, en lo que se refiere a los medios de comunicación. Actualmente con gran rapidez y seguridad, los transportes transoceánicos, los aviones que desarrollaron velocidades fantásticas, los helicópteros que descienden en terrenos más escarpados y difíciles, llevan hasta los más recónditos lugares de la tierra los mensajes escritos del hombre, forjando el mundo en una sola idea y llevando consigo la fuerza civilizadora y vital de las nuevas concepciones e inquietudes humanas.
La comunicación escrita entre personas que se encuentra en lugares diversos se llama correspondencia. Podemos agregar que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a los diversos estilos o formas de redactar.
Correspondencia comercial o mercantil. Desde la pequeña empresa hasta la pequeña industria, el comercio despliega su gran actividad por conquistar mercados, localizar fuentes de materias primas, establecer nuevos sistemas y vías de comunicación, etc. Como tales objetivos están dispersos en el mundo, se requiere que la palabra escrita venga a abrir brechas y a coordinar y desenvolver esos factores dinámicos y decisivos del progreso humano. Las ideas escritas con miras comerciales cruzan constantemente ciudades, países, continentes, dando lugar a una copiosa correspondencia de estilo especial, definido, claro. De esta manera, el mayor o menor desenvolvimiento de una empresa depende, en gran parte, del movimiento y técnica de su correspondencia.
Actualmente, el mayor porcentaje de los negocios o transacciones comerciales se hace por medio de cartas. Es por esto que el redactor comercial debe ser, a la vez un conocedor práctico del idioma, un psicólogo. La preparación idiomática es necesaria para poder llenar los requisitos de armonía en el estilo, ortografía, condición y otros factores que más adelante estudiaremos debidamente y que constituyen la esencia del estilo mercantil.
El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene como objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales. El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y el carácter de las personas a quien se dirige, de manera que antes de manifestarle nuestros deseos, podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfacer los de ellas. Es indispensable aplicar constantemente las palabras del profesor Overstreet:
Primero, despertar en el prójimo un franco deseo. Quien puede hacerlo tiene el mundo entero consigo. Quien no puede, marcha solo por el camino.
Es fundamental, en toda práctica de la vida, interesarse por las cosas de los demás, sin caer jamás en el servilismo, y luego, como consecuencia muy natural, hace realizar nuestros deseos.
Concluyendo con el fin fundamental de la correspondencia mercantil, consiste en hacer negocios por escrito, y como segundo objetivo, que analizaremos próximamente, es concretar en documentos una serie de hechos que pueden convertirse después en medios informativos y probatorios magníficos para posibles reclamos, litigios y negociaciones.
Texto tomado de: CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIÓN COMERCIAL MODERNA, para la preparación práctica de estudiantes y personal de oficinas.
Autor: JOSÉ R. ACUÑA MONTENEGRO, editorial MC.Graw Hill.1969.
ACUERDO 60 DE 2001 Archivo General de la NaciónLas entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ART. UNDÉCIMO
Comunicaciones oficiales enviadas
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ART. DUODÉCIMO
Comunicaciones oficiales vía fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ART. DÉCIMO TERCERO
Comunicaciones oficiales por correo electrónico
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
Actualmente, el mayor porcentaje de los negocios o transacciones comerciales se hace por medio de cartas. Es por esto que el redactor comercial debe ser, a la vez un conocedor práctico del idioma, un psicólogo. La preparación idiomática es necesaria para poder llenar los requisitos de armonía en el estilo, ortografía, condición y otros factores que más adelante estudiaremos debidamente y que constituyen la esencia del estilo mercantil.
El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene como objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales. El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y el carácter de las personas a quien se dirige, de manera que antes de manifestarle nuestros deseos, podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfacer los de ellas. Es indispensable aplicar constantemente las palabras del profesor Overstreet:
Primero, despertar en el prójimo un franco deseo. Quien puede hacerlo tiene el mundo entero consigo. Quien no puede, marcha solo por el camino.
Es fundamental, en toda práctica de la vida, interesarse por las cosas de los demás, sin caer jamás en el servilismo, y luego, como consecuencia muy natural, hace realizar nuestros deseos.
Concluyendo con el fin fundamental de la correspondencia mercantil, consiste en hacer negocios por escrito, y como segundo objetivo, que analizaremos próximamente, es concretar en documentos una serie de hechos que pueden convertirse después en medios informativos y probatorios magníficos para posibles reclamos, litigios y negociaciones.
Texto tomado de: CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIÓN COMERCIAL MODERNA, para la preparación práctica de estudiantes y personal de oficinas.
Autor: JOSÉ R. ACUÑA MONTENEGRO, editorial MC.Graw Hill.1969.
ACUERDO 60 DE 2001 Archivo General de la NaciónLas entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ART. UNDÉCIMO
Comunicaciones oficiales enviadas
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ART. DUODÉCIMO
Comunicaciones oficiales vía fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ART. DÉCIMO TERCERO
Comunicaciones oficiales por correo electrónico
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ACUERDO 27 DE 2006
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
ACUERDO 27 DE 2006
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
TEORIA DEL DESPACHO DE DOCUMENTOS
TEORÍA GENERAL DE LA CORRESPONDENCIA
Los primeros tiempos, la palabra escrita es un medio de relación entre los hombres, desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas.
Primero las expresiones afectivas del hombre se manifiestan por elementales movimientos (mímica) y simples sonidos que demostraban expresiones de alegría, dolor, hambre, etc, luego aparecieron las primeras lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las magníficas voces de las lenguas romances (español, italiano, francés, rumano, etc.), de esta manera la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada, fue una necesidad innata al desarrollo del hombre en las primeras formas sociales (rebaño, clan, matriarcado, tribu, etc.)
Más tarde el proceso evolutivo que siguió a todas las comunidades antiguas, la separación entre las personas se hizo necesaria. La guerra y el comercio hicieron indispensable crear medios para mantener conexiones o contactos entre los seres que se alejaban y los que permanecían en una comunidad determinada, como tambien entre las representaciones administrativas y militares que se instalaban en los territorios conquistados. En estos procesos históricos donde podemos localizar la creación de la palabra escrita, que da origen a la correspondencia.
Primeras formas escritas. Las primeras manifestaciones de los documentos antiguos se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en cavernas milenarias y en rudimentarias tablas de piedra y arcilla, después fueron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera, en las que por medio de punzones, llamados tambien estilos o estiletes, se grababan las palabras, luego los egipcios utilizaron el papiro, obtenido del tallo de una plante del mismo nombre.
En Pérgamo, ciudad de Asia Menor, se inventó un procedimiento especial para limpiar y pulir debidamente la piel de las reses, creándose el pergamino.
En el siglo I.E., los árabes llevaron a europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera efervescencia intelectual.
Los tiempos antiguos, tambien ofrecían gran deficiencia, en lo que se refiere a los medios de comunicación.
Actualmente con gran rapidez y seguridad, los transportes transoceanicos, los aviones que desarrollaron velocidades fantásticas, los helicópteros que descienden en terrenos más escarpados y difíciles, llevan hasta los más recónditos lugares de la tierra los mensajes escritos del hombre, forjando el mundo en una sola idea y llevando consigo la fuerza civilizadora y vital de las nuevas concepciones e inquietudes humanas.
La comunicación escrita entre personas que se encuentra en lugares diversos se llama correspondencia, podemos agregar que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a los diversos estilos o formas de redactar.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL O MERCANTIL
Desde la pequeña empresa hasta la pequeña industria, el comercio despliega su gran actividad por conquistar mercados, localizar fuentes de materias primas, establecer nuevos sistemas y vías de comunicación, etc, como tales objetivos estan dispersos en el mundo, se requiere que la palabra escrita venga a abrir brechas y a coordinar y desenvolver esos factores dinámicos y decisivos del progreso humano, las ideas escritas con miras comerciales cruzan constantemente ciudades, paises, continentes, dando lugar a una copiosa correspondencia de estilo especial, definido, claro, de esta manera, el mayor o menor desenvolvimiento de una empresa depende, en gran parte, del movimiento y técnica de su correspondencia.
Actualmente, el mayor porcentaje de los negocios o transacciones comerciales se hace por medio de cartas, es por esto que el redactor comercial debe ser, a la vez un conocedor práctico del idioma, un psicólogo, la preparación idiomática es necesaria para poder llenar los requisitos de armonía en el estilo, ortografía, condición y otros factores que más adelante estudiaremos debidamente y que constituyen la esencia del estilo mercantil.
El sentido psicológico que todo comerciante debe poser tiene como objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales.
El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y el carácter de las personas a quien se dirige, de manera que antes de manifestarle nuestros deseos, podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfacer los de ellas.
Es indispensable aplicar constantemente las palabras del profesor Overstreet:
“Primero, despertar en el prójimo un franco deseo”. “Quien puede hacerlo tiene el mundo entero consigo. Quien no puede, marcha solo por el camino”.
Es fundamental, en toda práctica de la vida, interesarse por las cosas de los demás, sin caer jamás en el servilismo, y luego, como consecuencia muy natural, hace realizar nuestros deseos.
Concluyendo con el fin fundamental de la correspondencia mercantil, consiste en hacer negocios por escrito, y como segundo objetivo, que analizaremos próximamente, es concretar en documentos una serie de hechos que pueden convertirse después en medios informativos y probatorios magníficos para posibles reclamos, litigios y negociaciones.
BIBLIOGRAFIA
CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIÓN COMERCIAL MODERNA, para la preparación práctica de estudiantes y personal de oficinas.
JOSÉ R. ACUÑA MONTENEGRO, editorial MC.Graw Hill.1969. AUTORES
ACUERDO 60 DE 2001 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ART. DÉCIMO PRIMERO
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ART. DUODÉCIMO
COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ART. DÉCIMO TERCERO
COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ACUERDO 27 DE 2006
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
DECRETO 229 DE 1995
Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
DECRETO 2150 DE 1995
ART. 25 Utilización del correo para el envío de información.
ACUERDO 060 DE 2001.
ART. 3 Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
Distribución de documentos externos
. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
. Clasificación de las comunicaciones.
. Organización de documentos en buzones o casilleros.
. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
. Reasignación de documentos mal direccionados.
. Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
. Identificación de dependencias.
. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
. Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados
. Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
. Control del cumplimiento de requisitos del documento.
. Métodos de empaque y embalaje.
. Peso y porteo de documentos.
. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
. Control y firma de guías y planillas de entrega.
. Control de devoluciones.
. Organización mensajería externa.
. Registro de control de envío de documentos.
. Manual para el Manejo de los Documentos.
RADICACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
La numeración o radicación de recibo y despacho de correspondencia será única, independiente, inalterable y centralizada en el Centro de Documentos. Deben tenerse en cuenta las siguientes normas:
•La numeración de recibo será consecutiva desde el número 000001 hasta terminar la numeración en el año lectivo ( Acuerdo 060 octubre 30 de 2001 Archivo General de la Nación). Solo tendrá validez probatoria la numeración impresa por el sello radicador del Centro de Documentos. Por esta razón todas las áreas, dependencias y oficinas de la Institución deben abstenerse de recibir o enviar correspondencia oficial sin que previamente haya surtido el trámite de radicación en el Centro de Documentos.
•La numeración de despacho será consecutiva, iniciará desde el 0000001 hasta terminar la numeración en el año lectivo. Se pondrá en el Centro de Documentos con numerador automático.
•Se prohíbe repetir, tachar, enmendar, alterar o saltar los números de registro o incluir otros paralelos para dar cabida en fechas anteriores, a documentos enviados o recibidos posteriormente. Ejemplo: 7341 Bis /7341A
Al revisar las correspondencias para despachar, el empleado responsable del Centro de Documentos tendrá en cuenta que:
•Se haya elaborado la correspondencia en papel con logo del T de A.
•Contenga las copias completas.
•Contenga el código de la dependencia de origen.
•No lleve números de radicación y fecha impuestos por quien la origina.
•Se encuentren firmados el original y las copias por el empleado autorizado.
•Lleve los sellos respectivos exigidos cuando sea del caso.
•Se anexen los documentos con su relación (ver numeral 3.2.9)
•Se incluya el sobre debidamente elaborado, excepto cuando se use con ventanilla.
•No estén manchados, rotos, doblados, arrugados, con errores de ortografía o mala distribución.
•La correspondencia que no cumpla con alguno de los requisitos señalados, la devolverá el Centro de Documentos inmediatamente a la oficina de origen para su corrección.
•La correspondencia de la sede ABURRA SUR o las que surgieren, será registrada con el mismo procedimiento de la correspondencia de la sede Central.
•La correspondencia recibida para los organismos directivos se registrará en el programa o aplicación de la correspondencia externa recibida. Conviene que esta labor la realice directamente el personal adscrito al Centro de Documentos, por seguridad y confidencialidad.
•El centro de Documentos elaborará el índice por nombres de personas naturales o jurídicas que se encuentra en el sistema para facilitar la consulta.
•El centro de Documentos sólo suministrará información del consecutivo a la dependencia que generó el documento y requiriere consultarlo.
Los documentos a radicar deben llegar con sus anexos respectivos, de lo contrario se hará responsable la oficina productora del mismo, el centro de documentos no es responsable si los anexos no fueron radicados en el respectivo consecutivo de correspondencia.
Procedimientos de tramitación de la correspondencia
Siguiendo una metodología racional para el análisis de actividades administrativas, se señalan con lógica los diversos pasos de estos procesos, aclarando para cada uno el qué, quién, cuándo y cómo se realiza.
Factores de especial atención en el recibo y despacho de correspondencia.
Antes de entrar a describir los procedimientos de recibo y despacho de correspondencia, conviene dar importancia a algunos aspectos que los contemplan, y que a manera de reglas básicas, involucran elementos de coordinación, dirección y control interno, para asegurar uniformidad y seriedad en su manejo.
Responsabilidad y limitaciones a los empleados
Los empleados cumplirán las siguientes normas de correspondencia:
. El recibo y despacho de correspondencia externa estarán centralizados en el CAD, responsable del manejo de la información y documentación de la institucion. Los empleados de la institucion deben abstenerse de recibir, atender o despachar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados en el Centro de Documentos .
A las facturas, cuentas de cobro, ofertas, cotizaciones se les pondrá el sello de recibido con la fecha respectiva, y se numerarán. Las tarjetas de invitación, revistas, suscripciones, invitación a seminarios se les colocara sello de recibido, se registrarán en la planilla entrega diaria de correspondencia al igual que la que ingresa a titulo personal, no se radicarán.
. La correspondencia de la institucion, en todas sus manifestaciones, se considera confidencial. Por consiguiente, está prohibido facilitar o comentar a particulares los documentos institucionales. Cualquier información se dará por intermedio o con autorización del empleado competente y oficina productora del documento.
. Se recomienda a los empleados no utilizar la dirección de la entidad como remitente de su correspondencia particular. Esta medida busca mantener la mayor agilidad posible en el trámite de la documentación de la institucion y evitar el riesgo de abrir correspondencias personales. EL acuerdo 060 de 2001, establece que la oficina de correspondencia no esta obligada a dar tramite a la correspondencia personal.
. Con el propósito de imprimir la mayor agilidad posible a la marchade los asuntos oficiales, debe darse respuesta a las comunicaciones dentro del menor tiempo, sin exceder los términos legales. Cuando por alguna circunstancia la respuesta deba demorarse más de cinco días, se enviará oficio para acusar recibo y aclarar la circunstancia que origina la demora y posible fecha de respuesta. No olvidar que el Tecnológico de Antioquia es una institución de educación superior y los estudiantes, sus familias, los empleados docentes y no docentes, los proveedores, contratistas y la comunidad en general son nuestro objetivo más importante y merecen una respuesta inmediata.
. La atención y respuesta de comunicaciones que lleguen al T DE A, lo mismo que los conceptos expresados en ellas, son responsabilidad de los empleados autorizados para firmar la correspondencia, según su competencia.
Procedimiento para despachar correspondencia
El despacho de la correspondencia se hará siguiendo el orden e instrucciones que indican los pasos del siguiente procedimiento, resolución 641 de septiembre 20 de 2001.
primero paso
En las diferentes dependencias de la entidad, las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual.
A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta, con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información.
Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras (ver numerales 3.2.9; 3.2.10; 3.3 y 3.4.3.7).
Segundo paso
En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado, verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia, verifica dirección del sobre, clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo.
TEORÍA GENERAL DE LA CORRESPONDENCIA
Los primeros tiempos, la palabra escrita es un medio de relación entre los hombres, desde las más primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus sentimientos e ideas.
Primero las expresiones afectivas del hombre se manifiestan por elementales movimientos (mímica) y simples sonidos que demostraban expresiones de alegría, dolor, hambre, etc, luego aparecieron las primeras lenguas monosilábicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las magníficas voces de las lenguas romances (español, italiano, francés, rumano, etc.), de esta manera la expresión del pensamiento por medio de la palabra hablada, fue una necesidad innata al desarrollo del hombre en las primeras formas sociales (rebaño, clan, matriarcado, tribu, etc.)
Más tarde el proceso evolutivo que siguió a todas las comunidades antiguas, la separación entre las personas se hizo necesaria. La guerra y el comercio hicieron indispensable crear medios para mantener conexiones o contactos entre los seres que se alejaban y los que permanecían en una comunidad determinada, como tambien entre las representaciones administrativas y militares que se instalaban en los territorios conquistados. En estos procesos históricos donde podemos localizar la creación de la palabra escrita, que da origen a la correspondencia.
Primeras formas escritas. Las primeras manifestaciones de los documentos antiguos se pueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar en cavernas milenarias y en rudimentarias tablas de piedra y arcilla, después fueron pequeñas piezas de madera revestidas por capas de cera, en las que por medio de punzones, llamados tambien estilos o estiletes, se grababan las palabras, luego los egipcios utilizaron el papiro, obtenido del tallo de una plante del mismo nombre.
En Pérgamo, ciudad de Asia Menor, se inventó un procedimiento especial para limpiar y pulir debidamente la piel de las reses, creándose el pergamino.
En el siglo I.E., los árabes llevaron a europa el papel, originando junto con los más primitivos medios de impresión, una verdadera efervescencia intelectual.
Los tiempos antiguos, tambien ofrecían gran deficiencia, en lo que se refiere a los medios de comunicación.
Actualmente con gran rapidez y seguridad, los transportes transoceanicos, los aviones que desarrollaron velocidades fantásticas, los helicópteros que descienden en terrenos más escarpados y difíciles, llevan hasta los más recónditos lugares de la tierra los mensajes escritos del hombre, forjando el mundo en una sola idea y llevando consigo la fuerza civilizadora y vital de las nuevas concepciones e inquietudes humanas.
La comunicación escrita entre personas que se encuentra en lugares diversos se llama correspondencia, podemos agregar que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a los diversos estilos o formas de redactar.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL O MERCANTIL
Desde la pequeña empresa hasta la pequeña industria, el comercio despliega su gran actividad por conquistar mercados, localizar fuentes de materias primas, establecer nuevos sistemas y vías de comunicación, etc, como tales objetivos estan dispersos en el mundo, se requiere que la palabra escrita venga a abrir brechas y a coordinar y desenvolver esos factores dinámicos y decisivos del progreso humano, las ideas escritas con miras comerciales cruzan constantemente ciudades, paises, continentes, dando lugar a una copiosa correspondencia de estilo especial, definido, claro, de esta manera, el mayor o menor desenvolvimiento de una empresa depende, en gran parte, del movimiento y técnica de su correspondencia.
Actualmente, el mayor porcentaje de los negocios o transacciones comerciales se hace por medio de cartas, es por esto que el redactor comercial debe ser, a la vez un conocedor práctico del idioma, un psicólogo, la preparación idiomática es necesaria para poder llenar los requisitos de armonía en el estilo, ortografía, condición y otros factores que más adelante estudiaremos debidamente y que constituyen la esencia del estilo mercantil.
El sentido psicológico que todo comerciante debe poser tiene como objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales.
El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de adaptar la carta que escribe a la personalidad y el carácter de las personas a quien se dirige, de manera que antes de manifestarle nuestros deseos, podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfacer los de ellas.
Es indispensable aplicar constantemente las palabras del profesor Overstreet:
“Primero, despertar en el prójimo un franco deseo”. “Quien puede hacerlo tiene el mundo entero consigo. Quien no puede, marcha solo por el camino”.
Es fundamental, en toda práctica de la vida, interesarse por las cosas de los demás, sin caer jamás en el servilismo, y luego, como consecuencia muy natural, hace realizar nuestros deseos.
Concluyendo con el fin fundamental de la correspondencia mercantil, consiste en hacer negocios por escrito, y como segundo objetivo, que analizaremos próximamente, es concretar en documentos una serie de hechos que pueden convertirse después en medios informativos y probatorios magníficos para posibles reclamos, litigios y negociaciones.
BIBLIOGRAFIA
CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIÓN COMERCIAL MODERNA, para la preparación práctica de estudiantes y personal de oficinas.
JOSÉ R. ACUÑA MONTENEGRO, editorial MC.Graw Hill.1969. AUTORES
ACUERDO 60 DE 2001 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ART. DÉCIMO PRIMERO
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ART. DUODÉCIMO
COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ART. DÉCIMO TERCERO
COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ACUERDO 27 DE 2006
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
DECRETO 229 DE 1995
Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
DECRETO 2150 DE 1995
ART. 25 Utilización del correo para el envío de información.
ACUERDO 060 DE 2001.
ART. 3 Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
Distribución de documentos externos
. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
. Clasificación de las comunicaciones.
. Organización de documentos en buzones o casilleros.
. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
. Reasignación de documentos mal direccionados.
. Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
. Identificación de dependencias.
. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
. Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados
. Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.
. Control del cumplimiento de requisitos del documento.
. Métodos de empaque y embalaje.
. Peso y porteo de documentos.
. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
. Control y firma de guías y planillas de entrega.
. Control de devoluciones.
. Organización mensajería externa.
. Registro de control de envío de documentos.
. Manual para el Manejo de los Documentos.
RADICACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
La numeración o radicación de recibo y despacho de correspondencia será única, independiente, inalterable y centralizada en el Centro de Documentos. Deben tenerse en cuenta las siguientes normas:
•La numeración de recibo será consecutiva desde el número 000001 hasta terminar la numeración en el año lectivo ( Acuerdo 060 octubre 30 de 2001 Archivo General de la Nación). Solo tendrá validez probatoria la numeración impresa por el sello radicador del Centro de Documentos. Por esta razón todas las áreas, dependencias y oficinas de la Institución deben abstenerse de recibir o enviar correspondencia oficial sin que previamente haya surtido el trámite de radicación en el Centro de Documentos.
•La numeración de despacho será consecutiva, iniciará desde el 0000001 hasta terminar la numeración en el año lectivo. Se pondrá en el Centro de Documentos con numerador automático.
•Se prohíbe repetir, tachar, enmendar, alterar o saltar los números de registro o incluir otros paralelos para dar cabida en fechas anteriores, a documentos enviados o recibidos posteriormente. Ejemplo: 7341 Bis /7341A
Al revisar las correspondencias para despachar, el empleado responsable del Centro de Documentos tendrá en cuenta que:
•Se haya elaborado la correspondencia en papel con logo del T de A.
•Contenga las copias completas.
•Contenga el código de la dependencia de origen.
•No lleve números de radicación y fecha impuestos por quien la origina.
•Se encuentren firmados el original y las copias por el empleado autorizado.
•Lleve los sellos respectivos exigidos cuando sea del caso.
•Se anexen los documentos con su relación (ver numeral 3.2.9)
•Se incluya el sobre debidamente elaborado, excepto cuando se use con ventanilla.
•No estén manchados, rotos, doblados, arrugados, con errores de ortografía o mala distribución.
•La correspondencia que no cumpla con alguno de los requisitos señalados, la devolverá el Centro de Documentos inmediatamente a la oficina de origen para su corrección.
•La correspondencia de la sede ABURRA SUR o las que surgieren, será registrada con el mismo procedimiento de la correspondencia de la sede Central.
•La correspondencia recibida para los organismos directivos se registrará en el programa o aplicación de la correspondencia externa recibida. Conviene que esta labor la realice directamente el personal adscrito al Centro de Documentos, por seguridad y confidencialidad.
•El centro de Documentos elaborará el índice por nombres de personas naturales o jurídicas que se encuentra en el sistema para facilitar la consulta.
•El centro de Documentos sólo suministrará información del consecutivo a la dependencia que generó el documento y requiriere consultarlo.
Los documentos a radicar deben llegar con sus anexos respectivos, de lo contrario se hará responsable la oficina productora del mismo, el centro de documentos no es responsable si los anexos no fueron radicados en el respectivo consecutivo de correspondencia.
Procedimientos de tramitación de la correspondencia
Siguiendo una metodología racional para el análisis de actividades administrativas, se señalan con lógica los diversos pasos de estos procesos, aclarando para cada uno el qué, quién, cuándo y cómo se realiza.
Factores de especial atención en el recibo y despacho de correspondencia.
Antes de entrar a describir los procedimientos de recibo y despacho de correspondencia, conviene dar importancia a algunos aspectos que los contemplan, y que a manera de reglas básicas, involucran elementos de coordinación, dirección y control interno, para asegurar uniformidad y seriedad en su manejo.
Responsabilidad y limitaciones a los empleados
Los empleados cumplirán las siguientes normas de correspondencia:
. El recibo y despacho de correspondencia externa estarán centralizados en el CAD, responsable del manejo de la información y documentación de la institucion. Los empleados de la institucion deben abstenerse de recibir, atender o despachar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados en el Centro de Documentos .
A las facturas, cuentas de cobro, ofertas, cotizaciones se les pondrá el sello de recibido con la fecha respectiva, y se numerarán. Las tarjetas de invitación, revistas, suscripciones, invitación a seminarios se les colocara sello de recibido, se registrarán en la planilla entrega diaria de correspondencia al igual que la que ingresa a titulo personal, no se radicarán.
. La correspondencia de la institucion, en todas sus manifestaciones, se considera confidencial. Por consiguiente, está prohibido facilitar o comentar a particulares los documentos institucionales. Cualquier información se dará por intermedio o con autorización del empleado competente y oficina productora del documento.
. Se recomienda a los empleados no utilizar la dirección de la entidad como remitente de su correspondencia particular. Esta medida busca mantener la mayor agilidad posible en el trámite de la documentación de la institucion y evitar el riesgo de abrir correspondencias personales. EL acuerdo 060 de 2001, establece que la oficina de correspondencia no esta obligada a dar tramite a la correspondencia personal.
. Con el propósito de imprimir la mayor agilidad posible a la marchade los asuntos oficiales, debe darse respuesta a las comunicaciones dentro del menor tiempo, sin exceder los términos legales. Cuando por alguna circunstancia la respuesta deba demorarse más de cinco días, se enviará oficio para acusar recibo y aclarar la circunstancia que origina la demora y posible fecha de respuesta. No olvidar que el Tecnológico de Antioquia es una institución de educación superior y los estudiantes, sus familias, los empleados docentes y no docentes, los proveedores, contratistas y la comunidad en general son nuestro objetivo más importante y merecen una respuesta inmediata.
. La atención y respuesta de comunicaciones que lleguen al T DE A, lo mismo que los conceptos expresados en ellas, son responsabilidad de los empleados autorizados para firmar la correspondencia, según su competencia.
Procedimiento para despachar correspondencia
El despacho de la correspondencia se hará siguiendo el orden e instrucciones que indican los pasos del siguiente procedimiento, resolución 641 de septiembre 20 de 2001.
primero paso
En las diferentes dependencias de la entidad, las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual.
A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta, con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información.
Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras (ver numerales 3.2.9; 3.2.10; 3.3 y 3.4.3.7).
Segundo paso
En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado, verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia, verifica dirección del sobre, clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo.
Tercer paso
Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada “Consignación envíos con licencia de crédito”, en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia, otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos; en la planilla se registra fecha de envío, destinatario, gramaje y valor estimado
Cuarto paso
En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho, al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas, revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el presente manual. De igual manera, tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios, copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias.
Finalmente se formarán carpetas, según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder), se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protecciónConviene para cada legajo de consecutivos elaborar un “Índice de Correspondencia interna y externa Despachada”, donde cada índice contenga: destinatario, código y número de radicación, asunto o referencia. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo,( Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento.
Servicio de mensajería
Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada “Consignación envíos con licencia de crédito”, en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia, otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos; en la planilla se registra fecha de envío, destinatario, gramaje y valor estimado
Cuarto paso
En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho, al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas, revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el presente manual. De igual manera, tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios, copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias.
Finalmente se formarán carpetas, según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder), se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protecciónConviene para cada legajo de consecutivos elaborar un “Índice de Correspondencia interna y externa Despachada”, donde cada índice contenga: destinatario, código y número de radicación, asunto o referencia. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo,( Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento.
Servicio de mensajería
(ver Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del Centro de Documentos)
Con el objeto de normalizar el servicio de mensajería y lograr la entrega de la correspondencia en forma oportuna y responsable, es necesario que los empleados de la institucion soliciten y tramiten por intermedio del Centro de Documentos todos los servicios oficiales de mensajería que requieran y se abstengan de utilizarlos directamente para diligencias personales
Mensajería interna
Para acelerar y normalizar la tramitación de la correspondencia y documentos
dentro de las oficinas de la institucion se contará con los servicios de un
empleado, quien tendrá un ciclo de recorrido por todas y cada una de las
oficinas, el cual cumplirá periódicamente a determinada hora todos los días
así:
•Se tendrán dos carpetas plásticas de distinto color debidamente
marcadas con los nombres de todas las dependencias de la institucion,
las cuales se rotarán para entrega y despacho de correspondencia.
Mientras una permanece en las oficinas en un lugar predeterminado para
empacar lo que sale, la otra estará en el Centro de Documentos para
tramitación de la documentación; el proceso de intercambio se hace en los
recorridos internos. Con el fin de dar más agilidad y mejorar el servicio, la
correspondencia entregada al empleado en sus recorridos, debe ser
relacionada previamente en el documento “Control entrega diaria de
Correspondencia Interna”, el cual es introducido en las carpetas de
plástico y constituye el soporte fundamental como respaldo en caso de
extravío o pérdida de documentos ayudando a establecer las
responsabilidades por tales hechos.
•Para el control del tránsito de documentos entre las diferentes oficinas,
sin que requiera radicación por parte del Centro de Documentos, el
empleado dispone del formulario “Control entrega diaria de
correspondencia”, que deberá firmarse en constancia de envío y recibo,
por parte de las dependencias involucradas, al momento de prestarles el
servicio.
Operación y trámite del servicio de mensajería interna
El servicio de mensajería operará en la siguiente forma:
•El Centro de Documentos tendrá un casillero con compartimientos
debidamente marcados para cada código de dependencias, en donde
reposarán los documentos destinados a él (correspondencia interna,
externa, recibida, despachada y la personal).
•Una vez que el responsable en el Centro de Documentos haya
numerado, registrado y clasificado la correspondencia y los demá
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
los procedimientos para despachar correspondencia varian de acuerdo con el tamño de la empresa. En una oficina pequeña,los empleados son responsables de recoger la correspondencia despues de que ha sido firmada, de insertar los anexos, de doblar las cartas, pesarlas, poner las estampillas (o franqueo9 Y por ultimo despacharla. Cualquiera que sea el procedimiento que se use, es de vital importancia manejar la correspondencia rapida y eficientemente.
En las oficinas donde el volumen de, es usual coger la correspondencia de las distintas dependencias y llevarla al departamento de despacho; alli, despues que las cartas se han doblado e insertado en los sobres junto con los anexos, se colocan en el sitio destinado a la "Correspondencia para ser despachada".Sobremarcados con la palabra Personal o Confidencial, deben cerrarse antes de ser enviados al departamento de despacho. Esto no ocurre con el resto de la correspondencia.
Antes de despachar la correspondencia, la persona encargada debe tomar las siguientes precauciones:
. Cerciorarse de que el nombre y la direccion del destinatario esten correctamente escritos, tanto en la carta como en el sobre.
. Asegurarse de que las copias al carbon se hayan enviado correctamente a los interesados, en sus respectivos sobres.
. Adjuntar a la correspondencia todos los anexos citados en la misma.
. Asegurarse de que en las cartas en que se solicita respuesta a vuelta de correo, se haya incluido un sobre con las estampillas adheridas y el nombre y direccion de la empresa correctamente escritas.
. Trasladar a las copias de archivo las correcciones que se hicieron el el original.
. Mecanografiar los marbetes para el material voluminoso que se enviara por correo separado.
. Mecanografiar con letras mayusculas las anotaciones como entrega especial, personal o confidencial, cuando sea necesario.
. Cerrar con especial cuidado las cartas marcadas personal o confidencial antes de despacharlas.
COMO DOBLAR E INSERTAR CORRESPONDENCIA
la tarea de doblar e insertar el papel en sobres pequeños, grandes y de ventanillas debe ser efectuado con sumo cuidado.
En sobres de ventanilla no se escribe la direccion;in embargo , la carta debe doblarse de manera tal que la direccion del destinatario que la encabeza sea visible a traves de la ventanilla. Debe tenerse cuidado de que los dobleces sean rectos y de que el papel no tenga manchas de ninguna indole.
COMO CERRAR LOS SOBRES
Para cerrar muchos sobres simultaneamente, deben colocarse superpuestos dejando que sobresalga solamente la parte engomada.
2. Investigue sobre los formatos de registro de la correspondencia despachado y el formato de control de reparto interno y externo.
Con el objeto de normalizar el servicio de mensajería y lograr la entrega de la correspondencia en forma oportuna y responsable, es necesario que los empleados de la institucion soliciten y tramiten por intermedio del Centro de Documentos todos los servicios oficiales de mensajería que requieran y se abstengan de utilizarlos directamente para diligencias personales
Mensajería interna
Para acelerar y normalizar la tramitación de la correspondencia y documentos
dentro de las oficinas de la institucion se contará con los servicios de un
empleado, quien tendrá un ciclo de recorrido por todas y cada una de las
oficinas, el cual cumplirá periódicamente a determinada hora todos los días
así:
•Se tendrán dos carpetas plásticas de distinto color debidamente
marcadas con los nombres de todas las dependencias de la institucion,
las cuales se rotarán para entrega y despacho de correspondencia.
Mientras una permanece en las oficinas en un lugar predeterminado para
empacar lo que sale, la otra estará en el Centro de Documentos para
tramitación de la documentación; el proceso de intercambio se hace en los
recorridos internos. Con el fin de dar más agilidad y mejorar el servicio, la
correspondencia entregada al empleado en sus recorridos, debe ser
relacionada previamente en el documento “Control entrega diaria de
Correspondencia Interna”, el cual es introducido en las carpetas de
plástico y constituye el soporte fundamental como respaldo en caso de
extravío o pérdida de documentos ayudando a establecer las
responsabilidades por tales hechos.
•Para el control del tránsito de documentos entre las diferentes oficinas,
sin que requiera radicación por parte del Centro de Documentos, el
empleado dispone del formulario “Control entrega diaria de
correspondencia”, que deberá firmarse en constancia de envío y recibo,
por parte de las dependencias involucradas, al momento de prestarles el
servicio.
Operación y trámite del servicio de mensajería interna
El servicio de mensajería operará en la siguiente forma:
•El Centro de Documentos tendrá un casillero con compartimientos
debidamente marcados para cada código de dependencias, en donde
reposarán los documentos destinados a él (correspondencia interna,
externa, recibida, despachada y la personal).
•Una vez que el responsable en el Centro de Documentos haya
numerado, registrado y clasificado la correspondencia y los demá
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
los procedimientos para despachar correspondencia varian de acuerdo con el tamño de la empresa. En una oficina pequeña,los empleados son responsables de recoger la correspondencia despues de que ha sido firmada, de insertar los anexos, de doblar las cartas, pesarlas, poner las estampillas (o franqueo9 Y por ultimo despacharla. Cualquiera que sea el procedimiento que se use, es de vital importancia manejar la correspondencia rapida y eficientemente.
En las oficinas donde el volumen de, es usual coger la correspondencia de las distintas dependencias y llevarla al departamento de despacho; alli, despues que las cartas se han doblado e insertado en los sobres junto con los anexos, se colocan en el sitio destinado a la "Correspondencia para ser despachada".Sobremarcados con la palabra Personal o Confidencial, deben cerrarse antes de ser enviados al departamento de despacho. Esto no ocurre con el resto de la correspondencia.
Antes de despachar la correspondencia, la persona encargada debe tomar las siguientes precauciones:
. Cerciorarse de que el nombre y la direccion del destinatario esten correctamente escritos, tanto en la carta como en el sobre.
. Asegurarse de que las copias al carbon se hayan enviado correctamente a los interesados, en sus respectivos sobres.
. Adjuntar a la correspondencia todos los anexos citados en la misma.
. Asegurarse de que en las cartas en que se solicita respuesta a vuelta de correo, se haya incluido un sobre con las estampillas adheridas y el nombre y direccion de la empresa correctamente escritas.
. Trasladar a las copias de archivo las correcciones que se hicieron el el original.
. Mecanografiar los marbetes para el material voluminoso que se enviara por correo separado.
. Mecanografiar con letras mayusculas las anotaciones como entrega especial, personal o confidencial, cuando sea necesario.
. Cerrar con especial cuidado las cartas marcadas personal o confidencial antes de despacharlas.
COMO DOBLAR E INSERTAR CORRESPONDENCIA
la tarea de doblar e insertar el papel en sobres pequeños, grandes y de ventanillas debe ser efectuado con sumo cuidado.
En sobres de ventanilla no se escribe la direccion;in embargo , la carta debe doblarse de manera tal que la direccion del destinatario que la encabeza sea visible a traves de la ventanilla. Debe tenerse cuidado de que los dobleces sean rectos y de que el papel no tenga manchas de ninguna indole.
COMO CERRAR LOS SOBRES
Para cerrar muchos sobres simultaneamente, deben colocarse superpuestos dejando que sobresalga solamente la parte engomada.
2. Investigue sobre los formatos de registro de la correspondencia despachado y el formato de control de reparto interno y externo.
3. Adjunte a su trabajo un ejemplar de estos formatos, conocido por usted y utilizado en su empresa patrocinadora o en otra.
martes, 29 de abril de 2008
COMPROMISO DE APRENDIZAJE
Mi compromiso con el Modulo de Gestion Documental consiste en apropiarme del conocimiento y aplicacion de los procesos del Plan de Gestion Documental para poder asi desempeñar un rol a nivel administrativo con calidad, eficiencia y eficacia en la empresa en la cual labore.
Objetivos del Modulo de Gestion Documental
- Formar trabajadores competentes, que esten en capacidad de responder a las demandas y sectores productivos del pais con calidad, pertinencia, eficacia y capacidad de adaptacion a los cambios e innovaciones de tipo tecnico y tecnologico, en el ambito nacional e internacional, enmarcado en la Norma de Competencia Laboral: Controlar la documentacion de acuerdo con las necesidades institucionales y la normativa vigent
- Ofrecer los lineamientos tecnicos, tecnologicos y de formacion, a todos los docentes de la especialidad para que aborden el proceso de formacion profesional integral de los alumnos, con unidad de criterio, que posibilite la adquisicion de la competencia laboral: Controla la documentacion de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales.
- Satisfacer las necesidades de formacion de las empresas de la cadena productiva, con los lineamientos establecidospara la elaboracion del diseño curricular para el desarrollo de competencias en la formacion profesional integral.
martes, 22 de abril de 2008
El dia de la tierra
EL DÍA DE LA TIERRA
Este debe ser el día mas importante de todos los mortales, pues si somos conciertes de la importancia de esta, sabemos que nuestra existencia depende de ella.
Conservemosla en la medida que apreciemos nuestra vida, ya que si la tierra se extingue nuestra posibilidad de vida también.
La tierra es el lugar mas hermoso que podamos imaginar, solo detengamonos por un instante a observarla y lo comprobaremos, si miramos al cielo nos damos cuenta de ese espectacular paisaje de nubes azuladas en el verano o negruzcas en momentos de tempestad pero que son paisaje a la vista de cualquiera que lo deleita e invita a soñar.
Si observamos a nuestro alrededor nos damos que todo lo que nos rodea es maravilloso con algunas excepciones que el hombre ha inventado y por las cuales la tierra esta sufriendo en estos momentos por lo que debemos mejorar esas falencias en pro del mejor convivir con ella.
BIENVENIDA
HOLA ESPERO COMPARTIR CON TODOS USTEDES A TRAVES DEL BLOG MIS EXPERIENCAS EN EL TRANSCURSO DEL TECNOLOGO DEL CUAL ESTOY BUSCANDO ADQUIRIR MAYORES CONOCIMIENTO DEL TEMA.
SALUDOS A LUSA CAROL LUZMA KATY Y YAQUI YEPES
SALUDOS A LUSA CAROL LUZMA KATY Y YAQUI YEPES
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